Laatst bijgewerkt op 19 juni 2024
Dit Privacybeleid regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door VZW United Brands Association, gevestigd te Esplanade 1 bus 8, 1020 Brussel en gekend in de KBO onder het nummer 0407.722.078 (hierna: “UBA”).
Lees dit Privacybeleid aandachtig. Het bevat essentiële informatie over hoe we uw persoonsgegevens verwerken en welke cookies we gebruiken. Door uw persoonsgegevens te delen op onze website www.ubabelgium.be, door ons te contacteren per e-mail/per telefoon of door het overmaken van een vraag/klacht, verklaart u kennis te hebben genomen van dit Privacybeleid en verklaart u dat u de inhoud ervan uitdrukkelijk aanvaardt.
Welke gegevens verwerken we over u?
UBA verwerkt in het kader van haar werkzaamheden de volgende persoonsgegevens van u:
- Registratiegegevens (leden en niet-leden): Bij het registreren op onze website verzamelen wij uw naam en voornaam, eventueel de naam van uw bedrijf en BTW-nummer, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, LinkedIn URL, betaalgegevens functie,, taal, en alle andere gegevens die u ons vrijwillig overmaakt;
- Contactgegevens (leden en niet-leden): bij registratie op onze website, via één van de contactformulieren of als u ons belt of mailt, verwerken we uw naam en voornaam, eventueel de naam van uw bedrijf en BTW-nummer, adresgegevens, functie, uw e-mail, telefoonnummer, taal en eventuele andere gegevens die u zelf vrijgeeft;
- Sollicitatiegegevens: als u bij ons solliciteert, dan kunnen we uw naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, CV, motivatiebrief, geslacht, foto en eventuele andere gegevens verzamelen die u ons vrijwillig overmaakt;
- Gegevens voor de nieuwsbrief: bij inschrijving op onze nieuwsbrief, verwerken we uw e-mailadres, voornaam, naam en bedrijfsnaam;
- Cookies: telkens wanneer u naar onze website surft, kunnen we op basis van cookies en gelijkaardige technologieën verschillende persoonsgegevens over u verzamelen, met name uw IP-adres, taal, surfgedrag, herkomst en zoektermen. Meer informatie over de manier waarop wij cookies gebruiken, vindt u hieronder in het onderdeel 'Cookies'.
Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?
Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor:
- Ledengegevens: de facturatie, met als rechtsgrond de uitvoering van de overeenkomst of onze wettelijke, boekhoudkundige verplichtingen;
- Contactgegevens: het kunnen beantwoorden van de vraag die u gesteld heeft met als rechtsgrond het uitvoeren van een dienst waarom u verzocht heeft;
- Contactgegevens, Ledengegevens en Gegevens voor de nieuwsbrief: direct marketing, nieuwsbrieven, uitnodigingen, acties en promoties door UBA zelf, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang ten aanzien van bestaande leden , of uw expliciete, voorafgaande toestemming als u nog geen lid bent bij UBA. U kan op elk ogenblik aangeven dat u niet langer onze nieuwsbrieven wilt ontvangen via de opt-out mogelijkheid in onze nieuwsbrieven of door ons rechtstreeks te contacteren per mail of telefoon;
- Sollicitatiegegevens: om uw sollicitatie te kunnen behandelen, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang bij de sollicitatie zelf en uw expliciete, voorafgaande toestemming om een wervingsreserve aan te leggen;
- Cookies: om onze website te onderhouden en te verbeteren en om persoonsgegevens op te nemen in anonieme statistieken, met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming bij uw eerste bezoek aan onze website.
Wie ontvangt uw persoonsgegevens?
Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derden voor commerciële redenen, behalve met uw voorafgaande toestemming.
Indien nodig voor de interne reorganisatie of overdracht van activiteiten, kunnen wij wel uw gegevens doorgeven aan nieuwe entiteiten binnen de UBA groep of aan derden die de continuïteit van onze dienstverlening eventueel zouden garanderen. Wij zullen u in dat geval steeds in de mate van het mogelijke vooraf informeren, maar u begrijpt dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is.
UBA kan externe dienstverleners aanstellen om specifieke diensten te verlenen. Deze dienstverleners zullen gegevensverwerkingen uitvoeren namens ons en in opdracht van ons (in de hoedanigheid van verwerker).
UBA zal verwerkers zorgvuldig selecteren in overeenstemming met de van toepassing zijnde wetgeving inzake gegevensbescherming. Daarnaast zal UBA ervoor zorgen dat de verwerkingen worden uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van een eventueel schriftelijk contract en met wettelijke regelgeving op het gebied van gegevensverwerking.
We delen uw gegevens voor de volgende redenen:
- Met Checkpoint A voor het registreren van leden voor events;
- Met Procurios voor het deelnemen aan online events;
- Met Office365, Facebook, instagram en LinkedIn voor eventuele event foto’s;
- Met Vimeo voor het bekijken van video trainings;
- Met Google Analytics tools online en voor gebruiksanalyse;
- Met Piwik PRO Core tool voor gebruikersanalyse;
- Met het oog op accountverificatie;
- In het kader van diensten aan leden en verwerking van vragen; voor organisatie en events delen we dit met onze partners die u in elk geval via mail bij ons kan opvragen; en
- In het kader van vertrouwen in en veiligheid van onze diensten (bijvoorbeeld voorkomen van fraude).
De verwerkers die wij hebben aangesteld, hebben onder bepaalde omstandigheden toegang tot uw persoonsgegevens, maar uitsluitend ten behoeve van de gevraagde gegevensverwerking.
In zeldzame gevallen kunnen wij verplicht zijn om persoonsgegevens bekend te maken op basis van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving. Wij proberen u naar best vermogen vooraf te informeren, tenzij dat om wettelijke redenen niet kan.
Wij proberen steeds maximaal gebruik te maken van Europese leveranciers, maar als we beroep moeten doen op niet-Europese derden zorgen we ervoor dat uw gegevens buiten Europa even veilig zitten als hier in Europa. Zo sluiten we waar nodig Standaard Contractuele Clausules af met deze partners en zorgen we voor bijkomende waarborgen.
Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
We bewaren uw persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking, zoals hieronder in detail wordt toegelicht.
- Ledengegevens: uw lidgegevens bewaren wij maximaal 6 jaar na het einde van de samenwerking. Uw facturatiegegevens moeten we om wettelijke redenen 10 jaar vanaf het kalenderjaar volgend op de factuurdatum bewaren;
- Contactgegevens: de gegevens die u doorgeeft bij registratie op onze website, via één van de contactformulieren of als u ons belt of mailt, worden voor maximaal 6 maanden na de laatste contactname bijgehouden;
- Sollicitatiegegevens: wij bewaren uw sollicitatiegegevens zolang de sollicitatieprocedure loopt tot maximaal 1 jaar nadien als u daarvoor uw toestemming heeft gegeven;
- Cookies: de bewaartermijnen van persoonsgegevens die verzameld worden door cookies vindt u hieronder in het onderdeel 'Cookies'.
Omwille van gerechtelijke procedures kunnen wij uw persoonsgegevens echter voor een langere periode bewaren.
Uw rechten
U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens en van het gebruik dat wij van die persoonsgegevens maken of om er een kopie van te vragen. U heeft ook het recht om de verbetering of (in sommige gevallen) verwijdering van uw gegevens te vragen. U mag in een aantal gevallen opgesomd in de GDPR ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. U heeft het recht zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als u daar ernstige en legitieme redenen voor heeft die onze noodzaak om uw gegevens te verwerken overstijgen of om een eerder gegeven toestemming in te trekken. U heeft ook steeds het recht zich te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, zelfs zonder daarvoor een reden te moeten aangeven. U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens in digitale en leesbare vorm op te vragen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen aan een andere dienstverlener van uw keuze.
U kan uw rechten uitoefenen per e-mail naar dpo@ubabelgium.be, per post naar: Esplanade 1 bus 8, 1020 Brussel of via de formulieren op onze website.
Tenslotte heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit als blijkt dat wij niet binnen 30 dagen passend gevolg gegeven hebben aan een verzoek op basis van één van de hierboven vermelde rechten:
GBA / APD
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel : +32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
U kan ook terecht bij de burgerlijke rechtbank voor het vorderen van schadevergoeding.
Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
Wij hebben de gepaste veiligheidsmaatregelen genomen op technisch en organisatorisch vlak om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen.
Zo zijn onze servers en software tools beveiligd met een username en paswoord, gelden er toegangsbeperkingen en passen we waar mogelijk encryptie toe. Verder voorzien wij opleidingen aan ons personeel inzake gegevensbescherming, hebben we interne richtlijnen rond dataveiligheid en nemen we de gepaste beveiliging in de vorm van up to date antivirus en firewall beveiliging.
In geen geval kan UBA aansprakelijk gehouden worden voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
Cookies
Onze website gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën. Dit helpt ons om je een betere gebruikerservaring te bieden wanneer je onze website bezoekt en laat ons ook toe onze website te optimaliseren. Zonder je voorafgaande toestemming plaatsen wij uitsluitend strikt noodzakelijke cookies. Voor alle andere cookies vragen wij eerst je toestemming via onze cookiebanner. Je kan je cookievoorkeuren steeds beheren onderaan deze pagina. Jouw cookie consent heeft een geldigheidsduur van 12 maanden, nadien polsen wij opnieuw naar jouw voorkeuren.
Een cookie is een klein tekstbestand met gegevens die een website (wanneer een gebruiker deze bezoekt) op jouw apparaat wil opslaan om zodoende informatie over bijvoorbeeld je taalvoorkeur of inloginformatie, te kunnen herinneren. Deze cookies worden door ons ingesteld en heten interne of first party cookies. Daarnaast gebruiken we externe cookies of third party cookies, namelijk cookies van een ander domein dan de website waarop je je bevindt. We gebruiken cookies en andere tracking-technologieën specifiek voor de volgende doeleinden:
Tot slot
Als je vaststelt dat andere cookies via onze website geplaatst worden, danken wij je ons daarvan onmiddellijk te verwittigen, zodat wij de nodige aanpassingen kunnen doen.
We geven je zo veel mogelijk informatie over cookies geplaatst door derde partijen. Als je toch meer wil weten, verwijzen we je graag naar de privacyverklaringen van deze partijen op hun respectieve websites.
Let op: wij oefenen geen enkele invloed uit op de inhoud van die verklaringen, noch op de inhoud van de cookies van deze derde partijen.
Als je verder nog vragen of opmerkingen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, contacteer ons dan per e-mail via dpo@ubabelgium.be, per post op: Esplanade 1 bus 8, 1020 Brussel of via de formulieren op onze website.
Meer informatie over cookies vind je ook op: www.allaboutcookies.org.
Meer informatie over online behavioural advertising en online privacy vind je hier: www.youronlinechoices.eu.
